【メルマガ 第13号】 Q:仕事とプライベートの予定がぐちゃぐちゃで区別がつきません。どうすればわかりやすくなりますか？
手帳が変われば人生が変わる！
欲しい未来を手に入れる手帳の使い方を伝えている谷口和信です。
金曜日のメルマガは、みなさんの疑問・質問に答える回ですが、今日は、まず、私からあなたへの質問です。
手帳を使うときになくてはならないもの，必需品はなんでしょう？
簡単ですよね？
答えは「ペン」「筆記用具」です。
手帳は本や雑誌のように読むものではありません。
予定やタスク，行動結果，思いついたことのメモなど、さまざまなことを書き込むツールです。
書き込んではじめて、機能を果たすのですから、ペンは手帳とセット，手帳を使うに当たっての必需品です。
それなのに、
「今年はどんな手帳を使おうか？」
と悩み・考える人は多いけれど、
「どんなペンで書こうか？」
を考えている人は少ないように思います。
それを踏まえて、今回の質問
仕事とプライベートの予定がぐちゃぐちゃで区別がつきません。
どうすればわかりやすくなりますか？
を考えてみましょう。
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仕事とプライベートは色を分けて書く
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仕事とプライベートの予定を区別しやすくする簡単な方法は、
「仕事とプライベートは色を分けて書く」ことです。
私の色の使い分けは『仕事が速くなる！ PDCA手帳術』の中でも紹介していますが、本を書いたあとに変更したので、現在の色分けを紹介します。
まずは仕事の予定です。
本の中では「青」と書きましたが、一口に「仕事」と言っても、相手がお客様のときもあれば、社内関連部署のときもあります。
打合せする場所も、社内のときもあれば、相手がお客様の場合は、先方のオフィスに行くときの方が多いです。
それを青一色で「〇〇プロジェクト」と書いていたところ、
これは社内の打合せだったかな？
それとも、お客様との打ち合わせだっけ？
と考えてしまうことや
これって、社内の会議室だっけ？
先方に行くんだっけ？
と打合せ場所がわからなくなることが、何度かあったありました。
そこで、まず最初に、
- 相手がお客様の仕事は「赤」
- 社内関連部署のときは「青」
で書くように変更しました。
しかし、これでは打合せ場所が書き分けられていないため、
社内なのか、社外なのか？
でも分けようとしました。
つまり、それまで青一色で書いていた仕事の予定を
- 社内での社内関連部署との打ち合わせ
- 社外での社内関連部署との打ち合わせ
- 社内でのお客様との打ち合わせ
- 社外でのお客様との打ち合わせ
の4つに分けようとしたのです。
しかし、そこまで分けてしまうと、仕事以外も
- プライベートの予定は「緑」
- 自分の行動予定は「黒」
で書き分けていますから、全部で6色使うことになります。
そんなに色数が増えてしまうと、書き分けるのも、見分けるのも大変そうだし、そもそも、フリクションボール4、1本だけでは書けなくなってしまいます。
そこで、打ち合わせ場所が社外のときには、予定を記入するとき、同時に「移動時間」も書くようにしました。（手帳の狭いスペースに「移動」と書くのは大変なので、私は「M」とだけ書いています）
こうしておけば、社外での打ち合わせなのに、開始直前まで他の予定を入れてしまうこともなくなりますからね。
仕事とプライベートの予定がぐちゃぐちゃで区別がつかない。
そんなときは色を使い分けてください。
そうすれば、ぱっと見ただけで区別できるようになりますよ。
このメルマガでは私の色分け方法を紹介しましたが、
何を区別したいのか、わかりやすくしたいのかは人ぞれぞれです。
あなたも自分に合ったわかりやすい色分け方法を見つけてくださいね。
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◆編集後記
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3月に入りましたね。
そろそろ移動の話が聞こえてくる時期ではないでしょうか？
私の職場では、支店や他部署に移動する人は発表済みだし、来週あたり、部内移動も発表になるんじゃないかな？
私自身、仕事面での移動はなさそうですが、大学生の長女は、研究室の関係で引っ越しをします。
高校生だった次女も大学生になります。
次女は自宅から通う予定ですが、生活はだいぶ変わるでしょうね。
すると、次女の影響を受けて、私の生活も変わるのかな？？
その前に、引っ越し代や大学の入学金，授業料など大きな出費が続きます。
まだまだ、お父さんもがんばらなきゃいけないようです（泣）
それはそれとして、新年度早々スタートダッシュできるように、3月中にできることは準備しておきたいですね。
