【メルマガ 第23号】 Q:細切れ仕事が多いのですが、自分がやったことを記録するコツを教えてください

手帳が変われば人生が変わる!

欲しい未来を手に入れる手帳の使い方を伝えている谷口和信です。

 

昨日の休憩中にFacebookを見ていたらSTUDY HACKER のページで

「手書きで記録」がすべてである
――習慣化を成功させる、シンプルだけど偉大な方法

goo.gl

という記事がシェアされていたので読んでみました。

 

するとそこには

  • なぜ「習慣化」は難しいのか
  • 習慣化はこだわらずシンプルに
  • 習慣化には「記録」が効果的
  • 習慣化のための、記録のコツ

と、4項目について書かれていたのですが、これらを読んで

「そうだよなー」

と納得するとともに、「習慣化には『記録』が効果的」と項目にもなっているけど、「そのためには、『記録すること』を習慣にしなければいけないようなー」

とも思ったのでした(笑)

 

しかし、この記事は私が言い続けていることと同じようなことを言っているので、ぜひ読んでみてください。

そして、記録することを習慣にしてくださいね。

 

では、今日の本題に入りましょう!

 

──────────────────────────────

Q:細切れ仕事が多いのですが、
自分がやったことを記録するコツを教えてください

──────────────────────────────

先日の勉強会に参加された方から、

細切れの仕事が多いのですが、実際に自分が何をやったことを手帳に書く際のコツがあれば教えてください。
本には「記号にすれば……」とは書かれていましたが、種類が多くて記号にするのも難しく……。

との、相談がありました。

勉強会では、実際に私がやっていることを見せながら話をしたのですが、前段で紹介したように「記録」はとても大事なことなので、このメルマガでも紹介します。

 

------------------------------

ノートに書く

------------------------------

結論を先に書くと、手帳ではなく「ノートに書く」です。

 

「手帳じゃないんですか?」

と言われそうですが、5分や10分の作業をすべて手帳に書くのは、たとえ、1日1ページ手帳を使ってうたとしても、スペース的にかなり厳しいです。

ましてや、ウィークリータイプの手帳では、はっきり言って不可能です。

なので、スペースに制限がない「ノート」に記録します。

 

------------------------------

左ページに記録。右ページはメモスペース

------------------------------

実際に私がやっていて、他の人にもオススメしている書き方を紹介すると、

ノートの左ページの端から2センチくらいのところに縦線を1本引きます。

そこには、作業を開始する「時刻」を記入し、右側の広い部分に「作業の内容」を記入します。

 

何をやったのか?

ログを記録するという意味では、これだけ。

何時からAという作業を始めたのか?
次のBという作業を始めたのは何時だったのか?

がわかれば、Aにかかった時間もわかりますからね。

 

このときににやってほしいのは、なるべく細かく書くこと。

私は「トイレ」や「〇〇さんに電話」「SNS閲覧」など、数分で終わったことも記入しています。

そうしないと、短い時間の浪費が見えてきませんからね。

 

24時間、自分の行動はすべて記録する

そんなつもりで書いてみてください。

 

------------------------------

予測時間も書く

------------------------------

何かの作業に取り掛かるとき、まず、開始時刻を書くというのは上で紹介したとおりですが、その際、タスクの横に、

「これくらいで終わるだろう」

という予測時間も書いておくと、その作業が終わった時に、

予測が正しかったのか?
予測よりも時間がかかったのか?
あるいは、かなり早く終ってしまったのか?

が、簡単にわかります。

 

そして、予測よりも時間がかかった場合も、早く終わった場合も

なぜ、予測通りにできなかったのか?

を振り返り、次回以降に活かせるのであれば、それを右ページにメモしておきます。

 

------------------------------

右ページ、その他の使い方

------------------------------

右ページは、それ以外にも、作業中に気づいたことや、感じたこと、

だれかに声をかけられて中断されたのなら、そのことも書き留めます。

 

複雑な作業だったら、その手順を書いてもいいでしょう。

作業中に電話がかかってきたのなら、そこにメモします。

会議や打ち合わせであれば、議事メモも書きます。

 

何時から何時まで、何をしたのか?

ログを取ることがメインの目的ですが、それは左ページに任せて、右ページは何でも自由に書き込みましょう。

 

いろんなところに記録すると、

あれはどこに書いたっけな??

と探し物をする時間(=無駄な時間)が発生しますが、すべてノートに書いておけば、それを見返すだけで済み、無駄な時間も減りますからね。

「情報は1か所にまとめる」ことを心がけてください。

 

------------------------------

書いたことを必ず読み返す

------------------------------

手帳もノートも同じですが、書いたことは必ず読み返します。

学生時代のように、覚える,記憶するために書く場合は読み返す必要はありませんが、「記録」として書き留めた場合には、必ず読み返してください。

読み返さないのなら、書く時間が無駄だし、人の話を聴いているときだったら、書かずに「聴く」ことに集中した方が、よっぽど頭に残りますからね。

また、読み返しながら思い出したり、新たに気付いたたことがあれば、それも追記します。

そのためにも、最初に書くときは余白をたっぷり取っておきましょう。

 

------------------------------

自分のことがわかれば、もっと活かせるようになる

------------------------------

これを続けていくと、

細切れ仕事が多いな、とか

度々電話で中断されて効率落ちてるな、とか

15時くらいになると眠くなるな、とか……。

それまでは気づいていなかった自分のパターンがわかるようになります。

 

自分のことがわかれば、もっと自分を活かせるようになるし、効率よく仕事ができるようになりますので、まずは「記録することを習慣にする」つもりでやってみてください。

 

------------------------------

もっと詳しく知りたい方は勉強会や個別相談へ

------------------------------

ここまでノートへのログの取り方を書いてきましたが、やはり、文字だけではわからない,伝わらない部分も多いです。

なので、もう少し詳しく知りたい,実物が見たいというときは、勉強会や個別相談に来てください。

そこではあなたに合う書き方もご提案します。

 

──────────────────────────────

【編集後記】スマートウォッチを買いました

──────────────────────────────

私は、1日1万歩歩くことを目標にしているので、歩数を計るためにズボンのポケットに万歩計を入れているのですが、最近のスーツって、細身なんですよね。

なので、ポケットに物を入れていると、異物感たっぷりで嫌になったので、

何か他のものがないかな??

と思っていたときに、先日の勉強会に参加された方がスマートウォッチをされているのを見て

これだ!!

と思い購入しました。

 

昨日届いたばかりで、まだまだ全然使えていませんが、

どんなことができるのか?
どんな効果が得られるのか?

試してみたいと思います。

 

仕事をするにも遊ぶにも身体が資本。

いつでも最高のパフォーマンスが発揮できるようにしておかないと、楽しめませんからね!!

 

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です