【メルマガ 第21号】 Q:他人に中断されてばかりで自分の仕事が進まない

手帳が変われば人生が変わる!

欲しい未来を手に入れる手帳の使い方を伝えている谷口和信です。

 

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◆まもなく新年度

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もうすぐ新年度ですね。

新入社員が入ってきたり、ほかの支店から移動してきたり、部署移動があったり……。

これまでとは違う環境に身を置いたり、今までやったことがない仕事に携わらなければならなくなる人もいらっしゃるのではないでしょうか。

自分がそういう立場ではなくても、そういう人といっしょに仕事をする機会があるかもしれませんね。

今日のメルマガでは、そんな方からの質問に答えてみましょう。

 

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Q:質問に来られてばかりで自分の仕事が進みません。

どうすれば集中して仕事に取り組めるようになりますか??

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新入社員や、経験が浅い若手社員,あるいは、他の部署から移動してきたばかりで経験がない仕事に携わる人といっしょに仕事をしていると、せっかく集中して仕事をしているのに、

「〇〇のところがわからないので、教えてもらえませんか?」

とか、

「XXについて、相談したいことがあるんですけど……」

と、急に質問されたり相談されることは、よくありますよね?

 

そんなとき、あなたは、どのように対応していますか?

「それはね……」

と、その場で親身になって話を聞いていますか?

 

それとも、

「めんどくさいなー」

と思いながら対応していますか??

 

私は、どちらかというと後者。

「せっかく集中してやってるのに、今来るなよー」

って、めんどくさく感じるときの方が多いです(汗)

 

質問されたり、相談されるということは、それだけ頼られている,信頼されているということなので、本来は喜ぶべきことです。

しかし、突然、中断させられて効率が落ちるのはうれしくないし、できれば、避けたいですよね。

 

私は、あることをやり続けたことで、最近は急に声をかけられることはほとんどなくなりました。

どんなことをしてきけたのか?

これからもやっていくのか?

ここからは、私がやり続けた3つの方法を紹介します。

 

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■断る

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Excelで計算式を作っているときや、CADで図面を描いてるときなど、今手を止めたら、手戻りが発生するのが明らかなときには、

「今はダメ!」

と、遠慮なく断ります。

 

それは、相手が上司でも同じです。

ダメなときは「ダメ!」とはっきり伝えます。

 

と言っても、むげに断るだけではなく、

「今は無理だから、〇分後ぐらいにしてくれる?」

と、対応できそうな時間は、きちんと伝えて、その約束は必ず守ることも大事です。

 

これは話しかけられたときだけでなく、電話がかかってきたときも同じ。

「今は無理! だれか出て!」

と言って、ほかの人に対応をお願いします。

 

他の人が対応してくれたら、

「だれから?」

と聞いて、社内の人など、あとで折り返しても問題ない相手なら

「あとで電話すると伝えて」

と取り次いでもらっています。

 

これも、区切りがついたら約束通りに電話をするのは当然のことですけどね。

 

これを続けたら、急に席に来られたときにも

「今ちょっといいですか?」

と聞いてくれたり、あるいは、席に来る前に電話やメールで都合を確認されることも増えてきて、急に中断させられることは、ほとんどなくなりました。

 

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■相談できる時間を決めて、知らせておく

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もうひとつは、自分の作業に取り掛かる前の時間帯を空けておき、その間だったら、いつでも相談しに来てもいいことを相手に伝えておくことです。

 

声をかけて欲しくないときって、集中しているときですよね。

だから、その状態になる前の時間を公開しておくのです。

 

できるだけ、時間帯は固定した方がいいので、私は、朝の始業時間前と午後一、13時からは30分くらいは空けておくようにしています。

その時間帯は、急に誰かが来てもすぐに中断できる作業をするようにしています。

 

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■打合せする日時を事前に決めておく

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人に頼んだ仕事は、自分の所要時間をゼロにしがちですが、経験が浅い人に仕事を依頼したにもかかわらず、一度も相談なく完璧なものが出来上がると考える方がおかしいです。

必ずと言っていいほど質問や相談されるし、相談がないまま出来上がってきたものは、その時点で修正が多数発見される場合もしばしばあります。

そのときに、自分の所要時間を見込んでいないから

「また余計な仕事が増えた」

と感じてしまうのです。

 

そうならないように、仕事を依頼するときには締め切りを伝えると同時に、途中経過を報告してもらう日時も決めておくのです。

そうすれば、相手も気兼ねなく相談できるし、自分も「余計な仕事が増えた」と感じることもなくなります。

間違えている箇所があった場合には、早めに修正することもできます。

 

何日後(何時間後)に打合せするのがいいのか?

は、相手のレベルにもよりますが、わからないまま勝手に進められて傷が大きくなる前に打合せする機会を設けておくようにしましょう。

 

今は経験が浅い人も、ひとりで仕事ができるようになれば、今やっている仕事をその人に任せ、自分はもっとレベルの高い他の仕事ができるようになります。

 

指導の時間は人材育成の時間です。

時間はかかりますが、将来楽になるための投資の時間ととらえて確保するようにしてください。

 

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■じゃまされたと感じるのは、自分で時間をコントロールできないとき

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「じゃまばかり入って自分の仕事ができない」

と感じてしまうのは、急に中断させられるからです。

 

そうならないように、相談時間も事前に予定に組み込むようにしてみてください。

 

そうすれば、時間にも気持ちにも余裕ができて、自分の仕事にもゆっくり落ち着いて取り組めるようになりますよ。

 

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【編集後記】大事なものを会社に忘れて帰ってしまいました

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私は、朝晩の通勤電車の中や、仕事での移動中にブログやメルマガのネタになりそうなことが思いついたら忘れてしまわないように、メモするようにしています。

今回の内容も、構成を含めてメモしていたのですが、帰りの電車に乗ったあとで、メモ帳がないことに気づきました。

それだけのために、会社まで戻る気にはなれなかったので、手帳に貼ってあった付箋を取り出し、メモ帳に書いたことを思い出しながら、あらためてメモしてこのメルマガを書きあげました。

 

さて、どこまで思い出せたのか??

明日会社に行ったら、このメルマガと、メモを見比べてみます。

ほぼ完ぺきに思い出せたと思うけどなぁ……。

今夜は少し残業をしたので、慌てて会社を飛び出したのですが、どんなときでも慌ててはダメ、何か失敗してしまいますね。

 

多少のことでは慌てない。

落ち着いて行動しないといけないなー

と思った出来事でした。

 

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