メールも見た目が9割

 

「手帳が変われば人生が変わる!」

手帳の使い方を中心に、自分が経験したことの中から心を豊かにすることや毎日を楽しく過ごす方法を伝えることで、

「大人っていいなー、あんな大人になりたい!」

と子供が憧れる大人を増やすお手伝いをしている谷口和信です。

 

 

最近、複数のプロジェクトが佳境に入っていることと、かかわっている人間が多いことから、以前は1日50通ほどだったメールが、最近では100通くらい届いています。

先日も午前中、外出して戻ったら50通届いていたとか、
2時間ぐらい、会議で席を外していたら30通きてたとか、
前日直帰した分のメールを処理している間にも次から次に届いて20通くらい溜まってしまったとか……。

 

私がメールの処理にかかる時間は、平均すると1通1分。

なので、100通溜まったメールを処理するときには、100分間をそのために確保してから取り掛かるようにしています。

しかし、その間にも次から次へと届いてしまうんですけどね。

 

そういうこともあり、

なんとか、もう少し早く処理できるようにならないか?
1通1分を、1通45秒くらいに短縮できないか?

と考えて、それまではプロジェクトごとのフォルダに手動で振り分けていたものを「受信トレイ」と「処理済み」フォルダのみに変更しました。

これで、処理し終えたメールを保存するフォルダを探す必要がなくなったので、メール処理までの時間は短縮できました。

 

しかし、いくら検索機能が早くなったとはいえ、処理済みのメールの中から、必要なメールを探し出すのは以前の「プロジェクトごとのフォルダ分け」の方が早い気がしています。

 

もう少し今の方法を続けてみて、トータルで考えたときに

どちらが早いか?

を判断して、以前の方が早かったとわかったら戻そうと思っています。

 

いやぁ、それにしても関係者だからというだけでccに入れるのはやめてほしいですね。

モノも同じですが、どうでもいいようなものであふれると、本当に必要なものが探し出せなくなってしまいます。

 

あなたにも、毎日大量のメールが届いていると思いますが、どうやって処理していますか?

いい方法があれば、私にも教えてください!

 

◆メールも見た目が9割

さて、今日のタイトルを見て

谷口さんがメールの話をするの?
時間活用とメールの見た目は関係ないんじゃないの?

そう思ったかもしれませんが、それが大ありなのです。

 

 

前段で書いたのと同じ文章を、改行をなくして書いてみますね。

最近、複数のプロジェクトが佳境に入っていることと、かかわっている人間が多いことから、以前は1日50通ほどだったメールが、最近では100通くらい届いています。午前中、外出して戻ったら50通届いていたとか、2時間ぐらい、会議で席を外していたら30通きてたとか、前日直帰した分のメールを処理している間にも次から次に届いて20通くらい溜まってしまったとか……。
私がメールの処理にかかる時間は、平均すると1通1分。なので、100通溜まったメールを処理するときには、100分間をそのために確保してから取り掛かるようにしています。しかし、その間にも次から次へと届いてしまうんですけどね。

 

さあ、どうですか?

前段で書いたときにも

ちょっと詰まってるなー

と思ったのですが、こうやって改行をなくし、行間も設けずにびっしりと書かれたメールが届いたら、どう感じますか?

 

げっ、読みにくい。

と思いませんか?

 

読みにくいと思ったら、

あとで読もう。

と思ったりしませんか?

 

私はよくやります(汗)

そして、次から次に届く新しいメールを処理している間に、あとで読もうと思っていたことさえ忘れてしまう。

その結果、反応が遅れてしまう。

そんなことも、ときどきあります。

 

けれども、今日お伝えしたいのは、

読みにくいメールも先延ばしするな!

ということではありません。

 

そうではなく、

自分がメールを書くときには、
「読みたくない」と思わせるような書き方をしないようにしましょう!

ということです。

 

前段で書いた文章と、改行を減らした文章は、書いていることはまったく同じです。

それにもかかわらず、すんなり読める文章と、読みたくない,あとで読もうと先延ばしにされてしまう文章があるということです。

 

どちらの方が仕事が早く回るか?

もう、わかりますよね。

 

すぐに読んで反応がもらえるかどうか?

メールも見た目が9割」です。

 

受け取った相手が、

これなら読んでもいいなー

と思える見た目になるように整えてくださいね。

 

そのためには、どうすればいいのか?

メールやメルマガを書くときに私が意識していることは

  • 1行は30文字以内にする。
  • 句点(。)を入れたら1行空ける。
  • 前の文章とつながりが薄いことを書くときには2行以上空ける。

ということ。

新聞や本なら、びっしりと詰まっていても読んでもらえますが、メールは余白が多い方が読みやすいし、読んでもらいやすいです。

 

「人の振り見て我が振り直せ」ではありませんが、

読みにくいなー,読みたくないなー

と感じるメールを見たら、自分がそのようなメールを書かないように気をつけてくださいね。

 

 

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