同じ失敗を繰り返さないための「振り返り」と「仕組み化」のススメ　【谷口和信のメルマガ　vol. 2025-014号】

おはようございます！

自分の可能性を信じ、
なりたい理想の自分に変わりたい人のサポーター
谷口和信です。

ゴールデンウォークも終わりましたね。

今年のカレンダーでは
4月26日～27日が土日
4月28日は平日
4月29日は昭和の日
4月30日～5月2日は平日
5月3日～5月6日は再び4連休
となっていましたが、__c20__さんはどんなお休みでしたか？

私の職場は4月28日は計画年休だったので、
4月26日～29日は4連休。

また、4月30日～5月2日は年休取得推奨日だったので、
半分くらいの人が年休を取って、11連休にしたんじゃないかな？

私は、というと
ちょっと気がかりな仕事があったので
4月30日はテレワークで仕事をしましたが、
5月1日・2日は年休を取ったので、
4連休　⇒　テレワーク　⇒　6連休でした。

私はいつも、月・火でこのメールマガジンを書いているのですが、
先週は休みだったから、すっかり忘れてしまい、

メルマガ配信日だ

と気づいたのが水曜日の朝でした。

これから書いても間に合わないから、
ゴールデンウォークだからお休みにしたことにしよう

と、自分で自分を納得させたのでした（汗）

しかし、今週も月火は休みでしたよね。
それなのに、今週は月火で書いて、
水曜の朝、無事に配信できました。

それはなぜか？

それを今日の本題にしましょう！

◆同じ失敗を繰り返さないための「振り返り」と「仕組み化」のススメ

前段で書いた通り、先週は連休中だったため、
うっかり、メルマガを書くのを忘れてしまっていました。

メールマガジンなど、定期的な行動に限らず、
うっかり忘れてしまうことって、ありますよね？？

うっかりミスは、その時限りだと、まだ良いのですが、
油断すると繰り返してしまうこともあります。

繰り返さないために必要なことは
「振り返り」と再発防止の「仕組化」です。

先週忘れてしまった私が、
今週も月火は祝日だったのにかかわらず忘れずに配信できたのも、
この振り返りと仕組化のおかげだと思っています。

先週の今週なので、忘れることはないと思っていましたが、
それでも行った対策は、

月曜朝の予定に「メルマガ書き」を入れておくこと。

これは、先週、水曜日の時点で記入しました。

こういうことも「あとでやろう」と思っていると
忘れてしまいますから、思いついたらすぐにやることが大事です。

それ以外でも、同じ失敗を繰り返さないための
具体的な方法についてご紹介します。

■振り返りの重要性

まずは振り返りをすることです。

失敗をしてしまったあと、単に反省するだけではなく、

「その失敗を次にどう活かすか？」

を考えることが重要です。

そのためには、以下のポイントを意識した振り返りが効果的です。

１．現在位置の確認

振り返りの第一歩は、

どんな「状況」で、どんな「行動」をしたら、
どういう「結果」になったのか？

目標に対する現在の進捗状況を
客観的に把握することです。

今回の私の場合だったら、
「水曜日にメールマガジンを発行する」という目標に対して
忘れてしまった、という事実がありました。

このように、定量的なデータや具体的な成果をもとに、
計画と実績のギャップを明確にします。

これにより、課題の特定や改善点の洗い出しが容易になります。

２．課題の原因を調査

次に、目標未達成や問題が発生した原因を深掘りします。

良くない結果につながってしまった行動は何か？
表面的な要因だけでなく、根本的な原因を探ることが重要です。

さまざまな視点から分析してみましょう。

３．改善策の立案と実行

原因を特定したら、それに対する具体的な改善策を考え
実行します。

改善策は、実現可能で効果的なものであることが求められます。

また、実行後の効果を測定し、
必要に応じて修正を加えることも大切です。

これもまた、振り返りといっていいでしょう。

４．トライ＆エラーの実践

改善策を実行した後は、その結果を評価し、
さらに改善を図る「トライ＆エラー」のサイクルを回します。

「PDCAを回す」ともいえます。

この継続的なプロセスにより、業務の質や効率が向上し、
同じ失敗を繰り返さないようになります。

このような振り返りを継続的に行うことで、
同じミスを繰り返すリスクを大幅に減らすことができます。

■再発防止のための仕組み化

振り返りで得た教訓を活かすためには、
再発防止の仕組みを整えることが非常に重要です。

仕組みとしては、チェックリストが
いちばん適していると思っています。

もちろんご存じとは思いますが、
チェックリストは、作業手順や確認項目を明文化し、
作業ミスを防ぐための有効なツールです。

私は、toodpledo というアプリに
毎日、毎週、毎月、毎年、繰り返すタスクや
明確な期限があるタスクだけでなく、
「いつかやりたいこと、できたらいいなー」と思うことも
書き込んであり、毎朝、確認するようにしています。　

チェックリスを作成するにあたっては、
作業前の準備、作業中の確認、作業後の整理といった
各工程で必要な項目を具体的に記載し、
曖昧な表現は避けましょう。

また、チェックリストは定期的に見直し、
環境の変化や新たな課題に対応できるように更新することが
重要です。

さらに、チェックリストも使い続けていると慣れてしまい

「どうせやるから、やったことにしてチェック入れておこう」

となってしまうこともありますが、
それでは名ばかりのチェックリストになってしまいます。
　そうではなく、しっかりと活用するように心がけましょう。

■「KPT法」

私の2冊目の本でも紹介していますが、
振り返りをより効果的に行うためのフレームワークとして、
「KPT法」というのがあります。

これは、以下の3つの観点から振り返る方法です。

・Keep（良かったこと）
　うまくいった点や継続すべきことを確認します。

・Problem（問題点）
　改善が必要な点や課題を洗い出します。

・Try（次に試すこと）
　新たに挑戦することや改善策を考えます。

これらの頭文字を取って「KPT法」と呼ばれています。

この方法は、ネガティブな反省に偏らず、
前向きに改善を進めるのに役立ちます。

これらの仕組みを取り入れ、
ぜひ、同じ失敗を繰り返さないようになってくださいね！

◆編集後記　久しぶりにわが家のDVDを作りました

今回の連休中、長女は5月2日の夜から5月6日まで、
次女も4月30日から5月4日まで、わが家に帰ってきていました。

私はひとり2階にいたときなので、
なにがきっかけだったのかわからないのですが、
妻と子どもたちは、自分たちが生まれたことからの
ビデオを観ていました。

ビデオといっても、当時撮ったビデオそのものではなく、
それをパソコンに取り込み、編集し、DVDに焼いたものですが。

そのあとで妻が、

「まだDVDに焼いてないやるがあるんじゃないの？」

と言うので、5年以上使っていないビデオカメラを確認したところ
たしかにパソコンに取り込んでいないデータがありました。

長女が生まれたときに買ったビデオも、
2台目のビデオもテープ式だったのですが、
そのデータはすべてDVD化済みだったのですが、
3代目、SDカード保存になったビデオカメラのデータの
後半部分は、まだパソコンに取り込まれていませんでした。

パソコンに入っていないから、当然、DVD化もされていません。

ということで、連休の後半はこのデータをパソコンに取り込み
動画編集ソフトで編集してDVD化したのでした。

実はわたくし、こういう作業は嫌いじゃない
というよりも、何時間でも集中して、楽しんでできるほど
好きな作業のひとつなんですよね。

なので、久しぶりにやったし、
以前使っていたソフトとは違うソフトを使いましたが、
その作業自体も楽しくて……。

きっとこれも
「知らなかったことを知る」、「できなかったことができる」
からなんでしょうね。

せっかく覚え始めたから、
もう少し高度な編集にもチャレンジしてみようかなぁ…（笑）

さて、今日のメルマガはいかがでしたか？
感想や質問などがいただけると非常にうれしいです。

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