【メルマガ 第22号】 手帳の使い方　基本の「き」

手帳が変われば人生が変わる！

欲しい未来を手に入れる手帳の使い方を伝えている谷口和信です。

 

4月になりましたね。

1日は日曜日だったので、実質、今日から新年度という方も多いのではないでしょうか。

 

あなたの職場では、新入社員が入ってきたり、他の部署から移動してきた人はいますか？

私のまわりでは、ほかのグループに移動した人がひとり、他部署から移動してくる人はなく、新入社員がひとり入ってくる程度の移動でした。

 

新入社員が入ってくるといっても、今週は会社全体での集合研修，来週と再来週は、部での集合研修なので、グループに配属されるのは、そのあとだから、直接、かかわることになるのは、4月も後半に入ってからになるんですけどね。

初々しい新入社員を見ると、

二十数年前は自分もあんな感じだったんだろうなー

と思うと同時に、ちょっと恥ずかしいような気持になりました。

 

年度が替わったから、といって、私自身は何も変わらないのですが、新年を迎えたときと同じように、今年の目標を振り返ったり、見直したり……。

新たな気持ちで再スタートを切りたいと思います。

 

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◆手帳の使い方　基本の「き」

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新年度に入ったばかりということで、今日は「手帳の使い方　基本の『き』」と題して、基本的な手帳の使い方を書いていきます。

あなたも、拙著や他の本，雑誌等を読んで、すでにやっているかもしれませんが、復習だと思って読んでみてくださいね。

 

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■予定を書いただけなら、それはただの「備忘録」

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「手帳に書くこと」というと、「打ち合わせ」や「会議」，「飲み会」，「デート」など、他人との約束だけ、と考えている人も多いようですが、

時間管理がうまくなりたい。
これまで以上に、高速で仕事が処理できるようになりたい。
タスクのヌケやモレ，忘れをなくしたい。

と思うのなら、それだけでは不十分です。

 

他人とのアポやタスクしか書いていないのだとすると、それは、スケジュール管理，タスク管理ではなく単なる「備忘録」であり、「メモ書きしているだけ」です。

これでは、手帳が持つ能力の10％も使えていないことになります。

それはもったいないし、手帳本来の能力を発揮させたいと思いますよね？

 

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■自分の行動予定（＝「時間割」）も書く

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じゃあ、他人とのアポ以外に何を書けばいいのか？

それは、「自分の行動予定」です。

 

他人との約束だけが書かれた手帳を見てみてください。

そこには何も予定が入っていない空白の時間が見えています。

空白だからといって、何もしないわけではありません。

その時間帯にも自分ひとりでできることをします。

 

その時間帯に何をするのか？

多くの人は、頭の中で考えてはいますが、書き出すことまではしません。

 

タスクごとの所要時間を把握することも

終わりの時間を設定することもしていません。

だから、なかなか仕事が終わらず、残業をすることになるのです。

 

他人とのアポが入っていない時間帯に何をするのか？　は、

頭の中で考えるだけではなく、予定として手帳に書きます。

 

他人とのアポが入っていない空白の時間帯に自分の作業予定＝「自分とのアポ」を書く。

つまり「時間割」を作って、それを守る。

これをやるとやらないとでは、タスクの処理スピードがかなり違います。

 

まだやっていないのなら、今日から始めて、その差を実感してくださいね。

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【編集後記】 物は定位置にしまいましょう

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前回のメルマガで、

「メモ帳を会社に忘れて帰った」

と書きましたが、翌日、会社に行っても机の上には見当たらず。

机の下に落ちているのか？
間違って引き出しの中にしまったのか？
書類を片付けたときに、間に挟んでしまったのか？

と、いろいろと探してみたけれど、結局出てきませんでした。

 

もしかしたら、カバンのポケットか、あるいは、スーツのポケットかな？

と思ったので、帰宅後、その2か所を捜索したら、スーツの右内ポケットに入っていました。

 

普段はワイシャツの胸ポケットにしか入れないのに、なぜ、スーツの内ポケットにしまったのだろう？

いつもと違うところに入れてしまうと、行方不明になるし、「探し物」というムダな時間を使ってしまうことになります。

そんなことにならないように、物をしまうときには、定位置を決めて、そこ以外には片づけないようにしなければいけませんね。

あなたもお気を付けください。