【メルマガ 第17号】 Q：頼まれ仕事ばかりで自分の作業が進みません。どうすれば自分の作業ができるようになりますか？

手帳が変われば人生が変わる！

欲しい未来を手に入れる手帳の使い方を伝えている谷口和信です。

 

──────────────────────────────
◆どうすれば自分の作業時間を確保できるか？
──────────────────────────────

あなたは、職場の上司や同じプロジェクトのメンバーから急な仕事を頼まれることはありますか？

集中してやりたい作業があるときに、仕事の依頼を受けたら、どうしますか？

きちんと断れますか？

それとも、断れずに引き受けてしまう方ですか？

 

今回はそんな質問です。

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

【質問】

頼まれ仕事ばかりで自分の作業が進みません。

どうすれば自分の作業ができるようになりますか？

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

以前の私は、頼まれたらNo.と言うことはなく、ほとんどすべての仕事にYes.と言っていました。

その結果、毎日残業漬け。

それでも、平日だけでは終わらず、休日出勤して処理することもたびたびありました。

だから、この方の状況は、自分事のように思えます。

 

しかし、かつてはそんな状況だった私ですが、今ではNo.と言わなくても、相手から

「じゃぁ、いいや」

とあきらめてもらえるようになったし、そもそも、頼まれることも減りました。

 

それどころか、

「○○しておいたので、確認だけお願いします」

と、私の代わりにやってくれる人も増えてきました。

数年前と現在、私という同じ人間なのに、どうしてこれほど変わったのでしょうか？

 

今回は、自分から断ることをしなくても相手にあきらめてもらう方法を紹介します。

 

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

自分の状況を説明する

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

どうすれば、相手にあきらめてもらえるか？

それは、

いま、自分が何をやっているのか？

この作業が終わったら、次に何をやる予定なのか？

その他、いつまでに・どんな仕事をやらなければならないのか？

そういった、現在の自分の状況を相手に説明するのです。

 

「今は、Ａさんに依頼されたＸＸの作業をやっているのですが、それが終わったら、●●を処理する予定です。
だから、すぐにあなたからの依頼に取りかかることはできないし、その仕事を受けたとしても、
明日の午後にならないと出来上がりません。

それでもいいですか？

それとも、予定している作業を後回しにして、あなたからの依頼を受けた方がいいですか？」

と。

 

依頼をむげに断るのではなく、

「こういう状況なのですが、どうすればいいですか？」

と、相手に判断をゆだねてしまうのです。

 

そうすると、

「わかった。だったら他の人に頼むからいいよ」

と言われるか、

「明日の午後でいいから、やってくれる？」

と言われる場合がほとんどで、

「他の仕事は後回しにして、自分の仕事を優先でやってくれ！」

と言われることは、めったにありません。

 

もし、そんなことばかり言ってくる人がいるのなら、その人とは、付き合い方を見直したほうがいいですね。

 

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

共有のスケジューラーを活用する

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

状況説明すればいいことはわかった。

でも、話をするのが苦手だから、口では言えない，言いたくない。

 

そんな人もいらっしゃるかもしれませんね。

そういう人は、職場で共有スケジューラーを使っていれば、という条件付きだし、相手が確認するかどうかもわからないので、口頭で伝えるより効果は低くなりますが、

「共有スケジューラーに自分の作業予定も入れておく」

という方法もあります。

 

そうすれば、それを見た人が、

あなたは、予定が詰まっていて、この仕事を頼んでも無理そうだから、他の人にお願いしよう。

と思ってくれるかもしれません。

 

それだけでなく、自分の作業予定も明確になるので、ヌケやモレがなくなり、仕事が速く進むようになります。

口頭で伝えるのは苦手という人も、そうでない人も、この方法も試す価値はありますよ。

 

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

状況説明も実は大変

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

仕事の依頼を受けそうになったら、自分の状況を話しましょう。

と書きましたが、実は、これができる人は少ないと感じています。

 

状況説明するためには、当然ですが、自分が抱えているすべての仕事の状況を把握しておかなけれなりません。

あなたは、今、自分が抱えている仕事を説明できますか？

記憶している必要はありませんが、手帳やノートに書き留めてあって、パッと見てわかるようになっていますか？

 

これができていないと、急な仕事の依頼がきたときに、その仕事を受ける余裕があるのか、ないのかも判断できません。

また、優先順位を正しく付けることもできませんので、必ず把握してください。

それだけでも、仕事が早く回るようになりますよ。

 

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

断るのは相手のため

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

状況説明をするのも、

「無理です」

と断っているようで嫌だ。できない。

そう感じてしまう人がいるかもしれませんね。

 

しかし、できないものを引き受けてしまって、期限ぎりぎりに

「やっぱりできません」

と言ったり、完成度が低い仕事をしてしまうのは、結果的に相手に迷惑をかけることになってしまいます。

 

お願いされたのだから、やってあげたい。

その気持ちもわかりますが、中途半端なことしかできないのなら、最初から

「できません」

と断ったほうが、早い段階から別の人を探せるので、相手にとってもいいことなのです。

 

ですから、

断ったら悪いんじゃないか、困るんじゃないか？

と考え過ぎないことです。

 

良かれと思って受けたことで、かえって迷惑をかけることになりかねない。

そのことも知っておいてくださいね。

 

それから、

「この仕事は自分にしかできない」

というのは思い込みです。

 

急にあなたがいなくなっても仕事は回ります。

仕事って、そんなものだし、回らないのなら、それは組織としてのやり方がおかしいのです。

 

自分がやっている仕事は、いつでも他の人に渡せる。

そんな状態も作れるようになってください。

 

──────────────────────────────

◆編集後記

──────────────────────────────

今日は3月16日。

今年に入って75日目です。

 

ということは、今年もすでに5分の1以上が過ぎてしまったということですね。

 

あなたは、

今年こそやろう！

と思ったことの20％以上が達成できましたか？

達成には至らなくても、種まきぐらいはしましたか？

私は……。

 

あと2週間余りで4月、新年度が始まります。

仕切り直すにはいいタイミングなので、4月からスタートダッシュできるように、今から準備を始めましょう！