【メルマガ 第27号】　Q:優先順位の付け方がわかりません。どういう順番でやればいいですか？

手帳が変われば人生が変わる！

欲しい未来を手に入れる手帳の使い方を伝えている谷口和信です。

 

あなたは、上司やお客様から

「お願いしてあったやつはできた？
まだならいつごろできる？」

と急かされることはありますか？

 

以前の私はしょっちゅう、

と言うよりも、

人に言われて初めて思い出してやる。

それがあたりまえのような仕事のやり方をしていました。

 

しかし、それでは自分のペースで進めることができないし、長時間労働になるし、ストレスは溜まる一方です。

 

今日のメルマガでは、以前の私と同じような悩み（問題）を抱えている方からの質問に答えてみましょう。

 

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Q:優先順位の付け方が下手なので、
上司やお客様から催促されることがよくあります。
どうすれば、上手に優先順位を決められるようになりますか？
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優先順位の付け方が下手だから、上司やお客様，依頼された人に

「お願いしてあった、あれはどうなっている？」

と催促されて、

「今やっているところです。もうすぐ終わります！」

と返事はしたものの、心の中では

「あっ、忘れてやってなかった。急いでやらなきゃ！！」

と思ったことはありませんか？

 

先ほども書きましたが、仕事のやり方がわかっていなかった数年前までの私には、たびたびありました。

そして、深夜まで残業して，ときには徹夜して終わらせていました。

 

しかし、そんな”やっつけ仕事”みたいなことをしていては、決して質の高い物は作り上げられません。

点数をつけると、60点から70点。合格ギリギリラインだったと思います。

 

質問された方が、ここまでひどい状態かどうかはわかりませんが、期限を守って高品質なアウトプットができる優先順位の付け方を
考えてみましょう。

 

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0. すべての仕事を把握する
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前述した

「あっ、忘れてやってなかった。急いでやらなきゃ！！」

というのは、優先順位以前の問題です。

 

そもそも、優先順位を付けるにしても、やらなければならないことだと把握していないものに順番を付けることはできませんからね。

 

たとえば、自分の中では、今日中に終わらせなければならないことはＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅの５つで、この順番にやればいい。

と思っていたとしましょう。

 

しかし、実際には、ＦとＧがあった。そして、いちばん緊急で重要なのが「Ｆ」だとして、上司から

「Ｆはどうなってる？　『〇〇までに作って』と言ってあったけど、できた？」

と言われたらどうなるでしょう？

 

以前の私のように、徹夜してでも終わらせなければならないかもしれません。

それで間に合えばいいのですが、1時間後に必要な物だとしたら……。

考えただけで怖いですね。

 

このようなことが起きないために、まず最初にやらなければならないことは

「すべての仕事を把握すること」です。

 

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1. すべての仕事を書き出す
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このとき、頭で考えるだけではなく、ノートに書き出しましょう。

その際に、項目だけを書くのではなく、どれくらいの時間が必要なのか、「所要時間」と、最終期限も書きます。

所要時間が正確に想定できない場合も、仮で構わないので書いておきましょう。

 

すると中には数分で終わる仕事が出てくるかもしません。

そういう仕事はリストに書き出す方時間がムダですから、すぐに取りかかって完了させましょう。

ここまで出来て初めて、優先順位を付ける作業に取りかかります。

 

ここから先の優先順位の付け方は『仕事が速くなる！　PDCA手帳術』に書いてあるので、それを読んでください！

と言いたいところですが、簡単に書きますね。

このメルマガを読んでもっと詳しく知りたいと思ったのなら、書籍の方も、是非、手に取ってみてくださいね。

 

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2. 他人パスを出す仕事が最優先
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最優先で取りかかりたい仕事は「他人が関わる仕事」です。

パスを出す相手の能力や、他の予定の有無など、その人のことをすべて知ることはできません。

また、自分で最後まで仕上げる仕事なら、徹夜してでも仕上げることができますが、それを他人に求めてはいけません。

 

ですから、相手に十分な時間を与えるためにも、他人に仕事を任せるときは早め早めに渡すようにします。

 

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3. 締切が近い仕事
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「他人が関わる仕事」の次に取り組むのは「締切が近い仕事」です。

 

これは説明する必要もないと思いますが、仕事において締切りとは必ず守らなければならないものです。

 

あるコンサルタントの方は、

仕事における締め切りとは「デッドライン」

デッドラインは死線。

つまり、「これを超えたら殺される！」くらいの重要なライン。

と言われています。

 

あなたも、

締め切りは絶対に守る。

その覚悟で仕事に取り組んでくださいね。

 

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4. 緊急ではないけれど重要な仕事
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時間術や仕事術の本の中には、緊急ではないけれど重要な仕事から取り掛かりましょう。

と書かれているものもありますが、先ほど書いたように、「締め切りは必ず守らなければならないもの」です。

 

緊急な仕事が山積みなのに、それを後回しにして緊急ではないけれど重要な仕事に取り掛かって期限が守れなくなってはいけません。

ですからここでは3番目にしました。

 

しかし、緊急な仕事や締切間近な仕事も、もともとは緊急ではなかったものも多いはずです。

それらは、「まだ時間があるから」と、先延ばしにした結果、緊急な仕事になってしまったのです。

そのような状態にならないようにするためには、1日の勤務時間のうち、できれば2割から3割くらい、「緊急ではなけれど重要な仕事」をする時間に充ててください。

 

緊急な仕事で手がいっぱいなときは、30分でもいいので入れるように努力してください。

これを2～3週間続ければ、緊急な仕事が減り、時間に追われなくなるので、時間的にも精神的にも落ち着いて仕事ができるようになりますよ。

 

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【編集後記】3分の1が終わります
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先日、あるメーカーの方と打ち合わせをしていて、

「これはいつごろまでに決めたらいいですか？

ゴールデンウィーク前まででは、時間もないので明けてからでいいですか？」

などと話をしていたところ、

「来週末からゴールデンウィークですよ！」

と言われてしまいました。

 

そうなんですね。

私は土日祝日はお休みなので、あと5日出勤したらゴールデンウィーク突入です。

 

ということは、今年も4か月，1年の3分の1が終わるということ。

ついこの前、正月を迎えたような気がするけど、早いですねー。

 

年始に立てた目標も、ちゃんと3分の1進んだのかどうか、

遅れているものがあれば、どうやって挽回するのか？

9連休は、そんなことも考えてみようと思います。