【メルマガ 第31号】 1冊の手帳でチームメンバーの予定も管理したいのですが、どうすればいいですか?

手帳が変われば人生が変わる!

欲しい未来を手に入れる手帳の使い方を伝えている谷口和信です。

 

 

ゴールデンウィーク真っただ中ですが、いかがお過ごしでしょうか?

わが家は、水曜日の夜から長女も帰ってきたので久しぶりに家族4人全員そろって過ごしています。

 

その少し前に、嫁から

「長女は2日の夜帰ってきて、4日まではいる」

と聞いていたので、4日(金)に帰るものだと思っていたから、娘に

「いつ帰るの?」

と聞いたら、

「日曜日」

との返事。

 

「そんなにいるんだ~」

と言ったら、

「早く返そうとしてる~~」

と言われてしまいました(汗)

 

だって、具体的な予定を聞いていたわけではないし、長女の予定まで、手帳で管理していたわけではありませんからね。

 

 

さて、今日は金曜日なので、みなさんからの疑問・質問にお答えする回ですが、今回の質問はこちら↓↓

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Q:チームメンバーの予定も管理したいのですが、
1冊の手帳で管理するには、どうすればいいですか?
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この質問、あなただったら、どう答えますか?

 

回答するにあたって、

なぜ、メンバーの予定管理したいのか?

どこまで詳しく記録しておきたいのか?

を考えてみましょう。

 

たとえば、出張が多い職場で、

会社にいるのか、いないのか?

いないんだったら、いつ戻ってくるのか?

 

それがわかればいいのなら、マンスリーページに

「〇〇さん(XX)」(XXは出張先)

と、書いておけば済むでしょう。

 

そうではなく、自分の予定と同じように、

何時から何時まで、何をしているのか?

外出や会議・打ち合わせの予定まで把握したいのであれば、時間軸が入ったページに書いた方がわかりやすいですよね。

 

週間レフト型だったら、スケジュールページを上下に分けて、上段は自分の予定,下段にメンバーの予定を書いてもいいでしょう。

週間バーティカル型も考え方は同じです。

スケジュールページを左右に分けて、左側には自分の予定,右側にメンバーの予定を書きます。

 

ほかには、自分の予定は黒,メンバーの予定は青で書くなど、色を変えて書く方法もあります。

その場合でも、同じ位置に並べて書くと、自分の予定とメンバーの予定がぐちゃぐちゃになってしまうので、上下(あるいは左右)に分けて書いた方がわかりやすいですね。

 

予定を管理したいメンバーが1人だったら、自分の予定と並べて書くことで管理することもできますが、2人,3人と複数の予定も管理するなら、ウィークリー型の手帳、1冊ではスペースが不足するので、自分用とは別に、メンバー用の手帳を使った方がいいです。

 

私は「スケジュール管理は1冊で」と言っていますが、それは、からだは1つしかないからです。

したがって、複数の人の予定を管理するのであれば、人数分の手帳を持っていてもいいと思います。

それも増えすぎると、いちいち開いて見るのも大変なので、Googleカレンダーなどのデジタルツールもおすすめします。

 

ここまでは、仕事上で自分以外の人の予定を管理することについて書いてきましたが、他人の予定を管理することって、仕事ではあまりありませんよね?

それよりも、家族の予定を管理する方が多いのではないでしょうか。

 

たとえば、主婦の方だったら、

旦那さんの晩御飯がいるのか、いらないのか?

といったことや、お子さんがいる方だったら、

子供の学校行事や塾の予定など、

書き留めておきたいことも多いのではないでしょうか。

 

そんなときにも、上で紹介したように

マンスリーページで管理する,

スケジュール欄を分ける,

色を変えるなどで、管理できますので、まずは、自分に合う方法をみつけることを目的に始めてみてください。

 

書いておけば、覚えてく必要がなくなるのでスッキリしますよ。

 

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【編集後記】 スマホを更新しました
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前回は2016年3月にソフトバンクからauにMNPで乗り換えたのですが、それから2年が経ち、学割他の割引適用がなくなり、そのまま契約を続けると、通信費が2倍以上になりそうだったので家電量販店で相談し、docomoに乗り換えました。

私にとっては、初のdocomoですが、どうなんでしょうね??

料金面では、これまでみたいに、2年過ぎたから、一気に上がることもなく12か月限定の学割が切れたあとの通信費は一定とのこと。

 

機種変更やキャリアを変更するって、手間も時間もかかるし、できれば避けたいので、特に不都合がなければ、3年4年と続けてもいいのかなー

と、今は思っています。

 

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