【時間活用塾第308号】関連作業はセットで計画

おはようございます!

「仕事も夢や目標も見える化して欲しい未来を手に入れよう!」

手帳やノートの使い方を中心に、自分が経験したことの中から
心を豊かにすることや毎日を楽しく過ごす方法を伝えることで、
「大人っていいなー、あんなカッコいい大人になりたい!」
と子供が憧れる大人を増やすお手伝いをしている谷口和信です。

 

先週の土曜日もオンラインで
「仕事のお悩み雑談会」を開催しました。

先々週は女性二人に挟まれて「両手に花」でしたが、
先週集まったのは、私も含めて50代のおじさん4人。

仕事の悩みを抱えている人たちではなかったので、
「60歳で定年した後の話」や「年金」の話など、
これまであまり見てこなかったけど、実は見なければいけないこと
を中心に話が盛り上がってしまいました(笑)


この歳になってくると、

何歳まで会社に残るのか?
どうやって稼ぐのか?

そんなことも切実な悩みになってきますから、
早め早めに準備に取りかからないとね!

と思っています。


ZOOMミーティングが終わったあと、
参加者のみなさんとのキャプチャーをFacebookに
アップしているのですが、

そのときには、次回のミーティングも計画し、URLも書いています。


で、先週の土曜日に次回の計画を立てるとき

あっ、次回は7月第1週だからセミナーだ!

と気づいてしまったのです。


5月の最終週後は、日曜日になって、
次はセミナーだということに気づいたので
1日早くはなりましたが、

セミナーのテーマを決めることを考えると
もっと早く気づいて、ネタ出しまでしたいですよね。


ということで、今回からは

セミナーが終わったら、今回のパワーポイントを微調整するとともに
<次回のテーマを決める>
ことまでをセットでやっていくことにします。

テーマを決めるのに「早すぎる」ということはありませんからね。


ちなみに、次回、今度の土曜日のテーマは
「日次レビューシート(簡易版)の書き方・使い方」です。


『仕事の「見える化」「記録術」』で紹介しているレビューシートは
項目も多くて書くのが大変。

そんなコメントも届いており簡易版も作成しているので、
そのレビューシートの書き方・使い方をメインに話をします。

といっても、それだけでなく、
タスク管理、時間管理、記録の目的などもお話ししますので、
楽しみにしていてくださいね!

『WEBセミナ~雑談会 0703』
日時:日次2021年7月3日 10:00~11:30
(参加用のURL等は無料メール講座やLINE公式で配信していますので、これを機に登録してくださいね)

 

というところで、今日の本題に入りましょう!

 

◆関連作業はセットで計画

前段で、

セミナーが終わったらすぐに次回のテーマを決めることにした

と書きました。


セミナーのテーマを決めるなんて、
やろうと思えばいつでもできることだし、
決める気にならないと、いつまでも先延ばしにしてしまいます。

先延ばしし続けてると、いつもまにか忘れてしまい、以前のように

あっ、次回はセミナーだった

ということになりかねません。


こういうことって、仕事でもたくさんありますよね。

たとえば議事録。

会議が終わったら議事録は作るものですが、

あとで、時間があるときに書こう

と思っていると、うっかり忘れてしまい、
次回会議の直前になって書く。

なんてことになりかねません。


実際、私の職場でも会議の前日になって

前回議事録の確認をお願いします!

というメールが飛んでくることもあります。


しかし、議事録は”タスクリスト”

「次回までに〇〇する」

と書かれた項目があった場合、どうするのでしょうね??

と思ってしまいます。


そんなことにならないためには

会議が終わったら、すぐに議事録を書く。

つまり、会議と議事録作成はセットで計画すればよいのです。


ほかにも、社外での打ち合わせに参加するのであれば
移動時間もセットで予定に入れておけば、

出かけなきゃいけない時間帯にアポを入れてしまう

なんてミスも防ぐことができます。


Aが終わったら必ずBが発生する。

あるいは、Cをするためには、必ずDをやらなければならない。

そんな作業があるのなら、
AとB、CとDはセットで予定に入れておきましょう!

そうすれば、うっかり忘れることもないし、
他の作業をしているときに

あっ、あれもやらなきゃいけなかった!

と思考を中断されることもありません。


覚えておく、とか、気にする、というのは無駄なので
そんなことをしなくていいように、対策しておきましょう!


前捌きや後処理が必要な仕事がないか、
その作業も予定として入れているか?

手帳を開いて確認してください。

そして、書いていないことがあったら、
すぐに予定に入れましょう!

 

◆編集後記 マイナンバーカードを受け取りました

いまさら、かもしれませんが、
昨日、ようやくマイナンバーカードを受け取ってきました。

受け取れることができるようになったとの連絡があったときには

土曜日に取りに行こう

と思って、予約をしようとしたのですが、
かなり混んでいて、いちばん近くても8月。

そんなに待てないから、
平日の朝、時間休を取って受け取ってから出勤しよう。

ということで、昨日の朝受け取ってきました。


予約時刻は午前9時20分でしたが、
電車の都合で、区役所に着いたのが9時10分。

受付番号を取ったらすぐに呼ばれました。


また、手続きの書類に同封されていた書類では

所要時間20~40分

と書かれていたのですが、パスワード2つ設定するだけだったので、
5分で終わり。

簡単、速すぎてビックリするほどでした。


まぁ、待たされたり、ダラダラと時間がかかるより
よっぽどいいですけどね^^


ところで、このマイナンバーカードって、
何に使えるんでしょうね?

もう一度、そんなところから確認し直さないと!


まずは、マイナポイントの申請かな(笑)

 

 

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