【時間活用塾第346号】なぜ、予定外の作業が発生するのか？
おはようございます！
「仕事も夢や目標も見える化して欲しい未来を手に入れよう！」
手帳やノートの使い方を中心に、自分が経験したことの中から
心を豊かにすることや毎日を楽しく過ごす方法を伝えることで、
「大人っていいなー、あんなカッコいい大人になりたい！」
と子供が憧れる大人を増やすお手伝いをしている谷口和信です。
先週のメルマガはサボってしまったので、2週間ぶりの配信です（汗）
なぜ、先週は配信しなかった、できなかったのか？
その理由は2つ。
1つ目は、テレワークだったので、
ゆっくり（といっても6時過ぎには起きましたが）寝ていたため、
朝は書く時間が取れなかったから。
もう1つは、
なぜ・何のためにメルマガを書くのか？
どんな結果が欲しいのだろう？？
その結果を手に入れられる書き方になっているだろうか？？
などということを考えてしまったから。
「毎回1時間以上かけて書く意味があるのか？」
と思ってしまったから、というのが正直なところです。
といいつつ、今日はまた書いているので、
「止める」という決断をしたわけではありませんけどね。
しかし、これから少しずつ、内容や書き方，
ボリューム（量）を見直していくかもしれません。
といいながら、私が書けることは限られているので、
大きな変化はないかもしれませんが……。
飽きずにお付き合いいただけると嬉しいです。
というところで、今日の本題に入りましょう！！
◆なぜ、予定外の作業が発生するのか？
昨日は、朝から予定していた作業が半分も終わらずに
終業時刻を迎えてしまいました。
なぜか？？
それは、予定外の作業が多数発生してしまったからです。
というより、
以前言われていたのに、タスクリストに記入していなかったので
うっかり忘れてしまっていた
というのが正しいんですけどね（汗）
あなたも同じようなことをやってしまったことはありませんか？
「人は忘れる生き物だから、
タスクが発生したら、すぐにリストに追加しよう！」
そう思っているのに、どこかで
「これくらいは覚えているだろう」
という過信があるのでしょう。
他人に「やります」と約束していたことを忘れてしまっていたとき、
「○○はどうなってますか？」と聞かれたら、
すぐにやらざるを得なくなります。
そうすると、予定していたことができなくなる。
これは当たり前のことですよね。
それ以外にも昨日は、
「XXの資料も作って欲しい」
と急な依頼もありました。
予定外の作業といえば、
このような「急に振られる作業」もあります。
このときにどう対応するのか？？
言われたからといって、すぐに作業に取りかかるのは
ただ反応しているだけで、何も考えていません。
予定した作業と急に振られた作業の
どちらが優先順位が高いのか？
それをしっかりと見極め、
元々予定していた作業の方が優先順位が高いと判断したら
新しい依頼は、いつやるのかを決めて予定に入れる。
もし、急に振られた作業の優先順位が高ければ、
元々の予定はリスケする。
いずれにしろ、どちらの作業も
「いつやるかを決めて予定に入れておく」ことが大切です。
（って、言われたことを忘れてた人が言うな！
という感じですけどね・汗）
ほかにも大事なことは
・計画を立てるときはバッファ（予備の時間）も見込んでおく
・本当の期限より前倒しした自分の締め切りを設定し守る
・優先順位は緊急度と重要度を考慮して決める
などありますが、これらについては、別の機会に書きますね。
予定外の作業は発生しない・させないのがいちばんですが、
発生しても慌てない時間と心の余裕も必要です。
どんな状況でも落ち着いて取り組める。
そんな状態を目指していきましょう！
◆編集後記 夫婦二人暮らしに戻りました
先週の土曜日、長女も家を出て一人暮らしを始めました。
ということで、家に残っているのは私と妻の2人だけ。
ある人には「2度目の新婚生活ですね^^」と言われましたが、
25年間も子どもがいる生活を続けてきましたからね。
突然、新婚時代の気分に戻れ、と言われても、
それは無茶なことです（汗）
子どもたちがいっしょにいたときは（外出していなくても）
全員で妻の相手をしていたけど、
出て行ってしまった今からは私一人が相手するしかありません。
心のどこかにそんな気持ちがあったのでしょう。
これまでだったらやらないようなことをやってみたり、
無理して話しかけてみたり……。
ちょっと気を使ってしまっているようです。
まあ、それも数週間で治まり、
2人でいるのが当たり前の生活になるでしょう。
ゴールデンウィークにはそうなってるかな？？
今年は10連休なので、それこそ、新婚時代のように
2人で楽しく出かけられたらいいなー、と思っています。
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