【時間活用塾第346号】なぜ、予定外の作業が発生するのか?

おはようございます!

「仕事も夢や目標も見える化して欲しい未来を手に入れよう!」

手帳やノートの使い方を中心に、自分が経験したことの中から
心を豊かにすることや毎日を楽しく過ごす方法を伝えることで、
「大人っていいなー、あんなカッコいい大人になりたい!」
と子供が憧れる大人を増やすお手伝いをしている谷口和信です。


先週のメルマガはサボってしまったので、2週間ぶりの配信です(汗)


なぜ、先週は配信しなかった、できなかったのか?
その理由は2つ。

1つ目は、テレワークだったので、
ゆっくり(といっても6時過ぎには起きましたが)寝ていたため、
朝は書く時間が取れなかったから。


もう1つは、

なぜ・何のためにメルマガを書くのか?
どんな結果が欲しいのだろう??
その結果を手に入れられる書き方になっているだろうか??

などということを考えてしまったから。

「毎回1時間以上かけて書く意味があるのか?」

と思ってしまったから、というのが正直なところです。


といいつつ、今日はまた書いているので、
「止める」という決断をしたわけではありませんけどね。


しかし、これから少しずつ、内容や書き方,
ボリューム(量)を見直していくかもしれません。


といいながら、私が書けることは限られているので、
大きな変化はないかもしれませんが……。

飽きずにお付き合いいただけると嬉しいです。


というところで、今日の本題に入りましょう!!

 

◆なぜ、予定外の作業が発生するのか?

昨日は、朝から予定していた作業が半分も終わらずに
終業時刻を迎えてしまいました。


なぜか??

それは、予定外の作業が多数発生してしまったからです。


というより、

以前言われていたのに、タスクリストに記入していなかったので
うっかり忘れてしまっていた

というのが正しいんですけどね(汗)


あなたも同じようなことをやってしまったことはありませんか?

「人は忘れる生き物だから、
タスクが発生したら、すぐにリストに追加しよう!」

そう思っているのに、どこかで

「これくらいは覚えているだろう」

という過信があるのでしょう。


他人に「やります」と約束していたことを忘れてしまっていたとき、
「○○はどうなってますか?」と聞かれたら、
すぐにやらざるを得なくなります。

そうすると、予定していたことができなくなる。

これは当たり前のことですよね。


それ以外にも昨日は、
「XXの資料も作って欲しい」
と急な依頼もありました。

予定外の作業といえば、
このような「急に振られる作業」もあります。


このときにどう対応するのか??

言われたからといって、すぐに作業に取りかかるのは
ただ反応しているだけで、何も考えていません。


予定した作業と急に振られた作業の
どちらが優先順位が高いのか?

それをしっかりと見極め、
元々予定していた作業の方が優先順位が高いと判断したら
新しい依頼は、いつやるのかを決めて予定に入れる。


もし、急に振られた作業の優先順位が高ければ、
元々の予定はリスケする。

いずれにしろ、どちらの作業も
「いつやるかを決めて予定に入れておく」ことが大切です。

(って、言われたことを忘れてた人が言うな!
という感じですけどね・汗)


ほかにも大事なことは
・計画を立てるときはバッファ(予備の時間)も見込んでおく
・本当の期限より前倒しした自分の締め切りを設定し守る
・優先順位は緊急度と重要度を考慮して決める
などありますが、これらについては、別の機会に書きますね。


予定外の作業は発生しない・させないのがいちばんですが、
発生しても慌てない時間と心の余裕も必要です。

どんな状況でも落ち着いて取り組める。
そんな状態を目指していきましょう!

 

◆編集後記 夫婦二人暮らしに戻りました

先週の土曜日、長女も家を出て一人暮らしを始めました。

ということで、家に残っているのは私と妻の2人だけ。


ある人には「2度目の新婚生活ですね^^」と言われましたが、
25年間も子どもがいる生活を続けてきましたからね。

突然、新婚時代の気分に戻れ、と言われても、
それは無茶なことです(汗)


子どもたちがいっしょにいたときは(外出していなくても)
全員で妻の相手をしていたけど、
出て行ってしまった今からは私一人が相手するしかありません。


心のどこかにそんな気持ちがあったのでしょう。

これまでだったらやらないようなことをやってみたり、
無理して話しかけてみたり……。

ちょっと気を使ってしまっているようです。


まあ、それも数週間で治まり、
2人でいるのが当たり前の生活になるでしょう。

ゴールデンウィークにはそうなってるかな??

今年は10連休なので、それこそ、新婚時代のように
2人で楽しく出かけられたらいいなー、と思っています。

 

 

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