時間管理のコツ　【谷口和信のメルマガ　vol. 2024-046号】

おはようございます。

自分の可能性を信じ、
なりたい理想の自分に変わりたい人のサポーター
谷口和信です。
　

2024年も12月に入りましたね。

今年も残り27日。
　

時間が経つのが早いなー

というのが私の印象ですが、
あなたはいかがですか。

やろう・やりたいと思っていたことはできたし
充実した1年だったでしょうか？
　

もし、そうではなかったとしても、
1か月足らずですが、まだ残っています。

今からできることもたくさんあるはずなので、
できる限り取り組んでいきましょうね。
　

私のほうですが、
師走が近づいてからなのか（たぶん、関係ないけど・笑）
11月下旬から複数の仕事が同時に動き出し、
あわただしい日々を過ごしています。
　

それまでは、

さて今日は何をしよう？

という感じだったんですけどね。
　

どうして暇なときは暇だけど、
その時期が終わると、一気にやることが増えるのでしょう。

まんべんなくやってきてくれればいいのになぁ…。
　

仕事はそんな感じですが、
プライベートでやりたいこともたくさんあるので、
時間を作って楽しものと思っています。
　

というところで、今日の本題に入りましょう！
　

◆時間管理のコツ

書籍のプロフールや、このメールでも

「ほとんど残業をしていません」

と書いていますが、前段に書いたとおり、
11月下旬から複数の仕事が同時に動き出したこと、
どれも短期間でまとめる必要があることから、
1日2時間程度ですが、残業する日が続いています（泣）

そんな状況なので、自分のためにも
あらためて仕事効率化・時間管理のコツを振り返ってみます。
　

仕事効率化・時間管理のコツは、
大きくは3つのステップに分けられます。

・ステップ1：すべてのタスクを把握する
・ステップ2：所要時間を正確に見積もる
・ステップ3：タスクを処理する時間を決めて予定に書き込む
　

では、
それぞれどういうことなのか、なぜそれが大事なのか？
について書いていきますね。
　

■ステップ1：すべてのタスクを把握する

これが大事な理由はわかりますよね？

ひとつでも忘れているタスクがあったら、
それが重要なタスクだったとして、
締め切り間近になって

「あっ、あれをやってなかった！」

と思い出したらどうなるでしょう。
　

一旦、ほかのタスクは脇に置いて
そのタスクを処理しなければならないかもしれません。

そのタスクを処理している間、
ほかのタスクには取りかかれませんから、

「予定外のタスクが発生した」ような感じになり、
時間に追われてしまいます。
　

そんな事態にならないために、
すべてのタスクを把握しておくことは非常に大事です。
　 

■ステップ2：所要時間を正確に見積もる

所要時間の見積が正確でないと、どうなるでしょう？

1時間で終わると思った作業に3時間かかったら……。

そのタスク処理に、予定よりも2時間かかってしまったわけです。

2時間あれば、いろんなことができますよね？

30分で処理できるタスクだったら、
4つ終わらせることができた計算になります。
　

東京から新大阪まで、のぞみだったら2時間半くらいで行ける
とわかっているから、その前後の予定が立てられるのです。

時間管理は、これと同じです。

所要時間が正確に見積もれれば見積もれるほど、
時間が守れるようになる。

つまり、時間管理がうまくなる、ということです。
　

そうはいっても、正確に見積もるのは難しい。

と思っているかもしれませんね。
　

正確に見積もれない理由のひとつに

「タスクが大きすぎる」

というのがあるかもしれません。
　

私の感覚では、

「Aというタスクを処理するのに2時間かかりそうだ」

というのは、タスクが大きすぎです。
　

「A」というタスクの塊を「A-1」「A-2」「A-3」……
という感じで、細かく分解し、それぞれの時間を見積もる。

そうすることで、誤差は小さくなります。
　

見積時間と実際にかかった時間の差が大きい、
所要時間が正確に見積もれない、というときは
タスクを小さく分解してみてください。

そうすれば、時間の見積もりが正確になるだけでなく
処理できたタスクの数も増えるので、
満足感、自己肯定感も向上し、一石二鳥です。

ぜひ、これも試してみてくださいね。
　

■ステップ3：タスクを処理する時間を決めて予定に書き込む

私はこれを「自分の時間割を作る」と呼んでいます。

「時間割」とは、小学校から高校・大学まで使っていたやつです。
　

学生時代は学校から時間割を与えたれるので、
それに従って行動しますが、
社会人は他人から時間割を与えられるわけではありません。

会議や打ち合わせは日時を指定されますが、
それ以外の時間で「何をするのか？」は
自分で決める必要があります。
　

朝の時点で、

「今日は、AとBをやろう。それが終わったらCに取りかかろう」

と頭で考えているかもしれませんが、
それを目に見える形にしたものが「時間割」です。

ステップ2で時間を見積もっていますから、
それを予定としてスケジュール帳に書き込んでおくのです。
　

そうすれば、1つのタスクが終わったあと、

「さて、次は何をしよう？」

と考える無駄な時間がなくなります。
　

また、次のタスクに取りかかる時間が決まっているので、
そこまでに終わらせようと考えるはずです。

時間の制限があれば、集中して取り組むことができます。
その結果、効率が良くなり、時短にもつながる、というわけです。
　
　

ステップ1からステップ3までやっても、
かかる時間は5分から15分程度です。

計画を立てれば、それにかかった時間は十分に回収できます。

この3ステップを日課にしてみてください。

そうすれば、仕事も効率化できるし、時間管理もうまくなります。

ぜひ、今日から始めてくださいね！
　

◆編集後記　久しぶりににぎやかなわが家でした

仕事の関係でひとり暮らしをしている次女が

「水曜日に会議があって東京に出張になったから」

ということで、火曜日の夜から日曜日まで帰省していました。
　

また、次女が帰ってくることを聞いた長女も

「だったら私も帰る」

と言って、金曜日の仕事が終わったあと帰宅し、
こちらも日曜日の夕方まで家にいました。

なので、金曜の夜から日曜の昼間まで、
家族4人が勢ぞろいしました。

4人そろったのは何か月ぶりだろう、
ゴールデンウィーク以来かな？
　

普段は私と妻とイヌの2人＋1匹暮らしですから、
静かなものなのですが、娘二人が帰ってくると

「女三人よればかしましい」

と言われるくらいですからね（笑）
　

しかし、女3人のガールズトークです。

男が聞いちゃまずいのかな？

という話題もありそうだったので、
ひとり2階で過ごす時間も長かったのですが…（汗）
　

2人が帰った日曜日の夜からは
再び静かなわが家に戻りましたが、
あまり家にいない人が2人もいたから
イヌも興奮？　緊張？　して疲れたのか
日曜の夜は早々に眠っていました。
　

娘たちは、次はいつ帰ってくるのだろう？

年末年始は、またそろうのかな？
　

時間は無限にあるわけではありません。

全員集まることは少ない機会なので、
そろったときには、できる限り、その時間を楽しもう！

そう思ったのでした。
　

さて、今日のメルマガはいかがでしたか？
感想や質問などがいただけると非常にうれしいです。
　

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