【時間活用塾第294号】 優先順位はつけなくていい

おはようございます!

「仕事も夢や目標も見える化して欲しい未来を手に入れよう!」

手帳やノートの使い方を中心に、自分が経験したことの中から
心を豊かにすることや毎日を楽しく過ごす方法を伝えることで、
「大人っていいなー、あんなカッコいい大人になりたい!」
と子供が憧れる大人を増やすお手伝いをしている谷口和信です。

 

今日は3月24日。今年度も残り1週間となりました。

昨年のこの時期はすでに新型コロナが拡大し始めていいたので
歓送迎会はできなかった人も多いと思います。

私の職場でも開催されませんでした。

 

今年はどうなるのだろう?

と思っていたら、他のグループの人が

今、90人でオンライン歓送会をやっている。
出ていく人が30人いるから、
全員、一人一言ずつ話しをしている。

と言われました。


オンラインでの会議は増えたし、
ZOOM飲み会も生まれましたが、
オンライン歓送会とはねぇ……。

早くリアルの歓送迎会,飲み会ができる日が来るといいですね!


というところで、今日の本題に入りましょう!

 

◆優先順位はつけなくていい

昨夜、このメルマガにしてくれたからのメッセージに

先順位をつけるのが苦手でタスクがあふれて困ってます

と書かれていました。


昨夜まで、
<今日のメルマガでは、〇〇について書こう>
と予定していたことがあったのですが、
この人への返信も兼ねて、今日のテーマにしますね。


このメッセージを読んで最初に考えたのが

タスクがあふれるのは、優先順位の付け方が問題なのだろうか?

ということ。


たとえば、
A、B、C、それぞれ1時間で終わるタスクがあったとします。

1日の労働時間(=勤務時間)が8時間あるとするなら、
1時間x3つのタスクは楽に終わりますよね?


これだけのタスクしかなかったら、

それからやろう?
どういう順番で取り掛かろう?

と考える必要もありません。


タスクを処理する上でいちばん重要なのが「期限」です。

期限までに終わらせればいいのだから、
優先順位なんて、どうでもいいのです。


では、この人に何が起こっているのか?
なぜタスクがあふれてしまうのか?


ここからは私の想像になりますが、

ひとつひとつのタスクを処理するために必要な時間が
把握できていないのではないか?

と思うのです。


タスク処理に必要な時間が読めていない
(大抵の場合、短く見積もりすぎている)から、
どんどん、どんどん時間が押してきて、夜遅くまでかかってしまう。
あるいは、残業ができないのなら、タスクがあふれてしまう。

そんな状況になっているのではないでしょうか。


この人のように、
あふれてしまうほどのタスクを抱えているときに
やらなければならないことは、

基本中の基本ですが、
すべてのタスクと、その期限を把握すること。

それも、頭の中で考えるのではなく、
目に見える形で書き出すことです。
(書き出す、といっても、
 手書きではなくパソコンで入力しても構いません)

それから、それぞれのタスクにどれくらいの時間が必要なのか、
所要時間も見積もってみることも必要です。

それをやってからでないと、
今日、何をするのか、何ができるのか?
も決められません。


この人は、
優先順位をつけるのがうまくないからタスクがあふれてしまう
と思われているようですが、本当にそうでしょうか?

最初の方にも書きましたが、
タスク(仕事)は期限までに終わればいい。
優先順位は関係ありません。

そのうえで、なぜタスクがあふれてしまうのか?
もう一度考えてみてほしいなー と思います。


さて、私はこのように考えてみましたが、
あなたは、どう思いますか?

あなたの考え方も教えてもらえるとうれしいです^^

 

◆編集後記 手帳大賞に応募しました!

2017年、2018年に続き、
3度目の高橋書店主催 手帳大賞に応募しました。

初めて応募した2017年には
1,000通を超える応募の中から唯一の入賞を果たし
優秀賞をいただきました(唯一の入賞なのに”最優秀”ではない)

 

次こそは最優秀を!

という気持ちで翌年も応募したのですが、
入賞の連絡もなし……。

3度目の今回は、どうなるでしょうね??


最優秀賞は、副賞として帝国ホテル宿泊が付いています。
(2017年は付いていました)

だから、授賞式から帰ったあと、嫁に
「帝国ホテルに泊まりに行こうね」
と言ったのです。

そろそろ、その約束を果たさないとなぁ。

とも思っています。

まぁ、嫁はそんなことは覚えていないでしょうけどね(笑)

 

 

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