時間単位ではなく分単位で考える

 

手帳が変われば人生が変わる

「人生」とは時間です。
時間を管理するのが手帳だから、手帳の使い方が変われば人生も変わる。

手帳を使うことで「自分の思い通りの一日を過ごす」
それを積み重ねた結果として「欲しい未来を手に入れる」
つまり、「今よりもっと幸せになる」ための手帳の使い方を伝えている、仕事効率家の谷口和信です。

 

 

以前の私は、毎日、朝7時から夜11時過ぎまで会社にいましたが、あなたはどのくらいの時間、仕事をしていますか?

 

仮に毎日朝9時から夜10時まで働いているとしたら、昼休みの1時間を引いて、勤務時間は12時間ですよね。

それでも仕事が終わらない状態なのに、ある日突然、上司から

うちの会社も働き方改革を実施することになった。
ついては、来月からは18時には必ず退社するように!!

と言われたらどうしますか??

 

 

◆12時間と720分は違う!

18時退社ということは、勤務できる時間は8時間ということ。

これまで12時間働いても終わらなかったのに、それを8時間で終わらせろ、ということです。

 

きっと、

そんなの、絶対無理!!

と思うでしょうね。

 

 

では、こちらの場合はどうでしょう?

 

これまで、何度も繰り返しやっているタスクがあるとして、それを終らせるのに毎回1時間かかっています。

それを40分で終わらせる

 

できると思いますか?? 絶対ムリだと思いますか??

 

 

60分かかっていた作業を40分で終わらせるくらいなら、がんばればなんとかなるんじゃないか?

そんな感覚になるのではないでしょうか。

 

 

 

でも、この二つ、実は同じなんですよ。

 

12時間を8時間にするということは、比率にすると8/12 = 2/3

60分を40分にするのも、40/60 = 2/3

 

ほらっね。

 

なぜ感じ方が違うのか、理由はわかりませんが、違いますよね?

 

 

◆12時間かかっていた仕事を8時間で終わらせる方法

さて、上司から宣告された課題に戻ってみましょう。

12時間かかっていた仕事を8時間で終わらせろと言われたらどうするか??

 

それは、先ほど書いたように、そのまま、12時間を8時間にしようとするのではなく、

60分を40分にする。それを12個作る。

と考えればいいのです。

 

それはわかるけど……。

という声が聞こえてきそうですね(^^;

 

 

たしかに、最初っから60分を40分にして、それを12個作るのは、ムリがあるかもしれません。

 

そんなときは、まずは

午前中に1つ、午後も1つだけ、60分かかっていたものを40分で終わるようにやってみよう!

と考えてみましょう。

 

これを1週間くらい続ければ、きっとできるようになります。

 

 

午前・午後、それぞれ1つずつ40分で処理するのが当たり前になったら、また別の作業をこれまでより短い時間で終わらせることができるようになればいいのです。

 

こうやって、1週間に2つずつ時間短縮ができるようになってけば、12個あったタスクですから6週間で、12時間から8時間に短縮できる計算になります。

 

 

どうですか?

これくらいなら、できるんじゃないか?

そんな気持ちになってもらえましたか??

 

 

◆仕事が速くなるために必要なこと

じゃあ、60分かかっているものを40分で終わらせるにはどうすればいいか??

 

キーボードの入力が遅いのなら、ブラインドタッチを身に付ける。

表計算が苦手なのなら、Excelの関数を覚える。

などのスキルももちろん必要ですが、それよりも重要なのは

作業に取りかかる前の準備(=段取り)と集中力です。

 

時間がかかる原因の多くは、準備不足のまま取りかかってしまったために、探し物をしたり、必要な資料が足りないことに気づいて、集め直したり……。

そんな「手戻り」が発生することですが、こんなことが起きる原因は段取り不足だからです。

 

また、せっかく調子よくやっているときに、変な電話がかかってきたり、上司や同僚、部下に声を掛けられて中断することも多いと思いますが、そんなことが起きると、元のペースに戻るのにも時間がかかります。

だから、集中しているときには電話には出ない
話しかけるなオーラを出して(笑)、声をかけづらくするなど、中断されることなく集中できる環境を整えましょう。

それだけで、仕事のスピードはかなり上がります。

ぜひ、お試しを!!

 

 

 

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